Ríkisendurskoðun hefur birt svarta úttekt á mannauðsmálum, innkaupum og rekstri upplýsingatækni hjá Hafrannsóknarstofnun. Á fjögurra ára tímabili er ekki hægt að fullyrða að hagsmunaárekstrar hafi ekki átt sér stað við innkaup en fyrir liggur að útboðsskylda var ítrekað sniðgengin sem og skylda stofnunarinnar til að leita tilboða til að tryggja hagkvæma ráðstöfun skattpeninga. 

Ríkisendurskoðun ákvað í júní 2024 að hefja frumkvæðisathugun á stöðu mannauðsmála, innkaupum og rekstri upplýsingatækni Hafrannsóknarstofnunar. Niðurstaða úttektarinnar sýnir að ýmsu er ábótavant.

Sérstaklega er vikið að vinnustaðamenningu stofnunarinnar, sem er ekki nógu góð. Meðal annars hafa fagaðilar verið fengnir til að vinna bragarbót á stöðunni. Um þetta segir Ríkisendurskoðun í samantekt:

„Starfsfólk Hafrannsóknastofnunar hefur þurft að aðlagast miklum breytingum undanfarin ár sem varða m.a. skipulag, aðbúnað og verkefni stofnunarinnar. Árið 2019 sætti stofnunin hagræðingarkröfum og þurfti að grípa til aðgerða sem töluverður styr stóð um. Skipurit og samsetning framkvæmdastjórnar hafa tekið tíðum breytingum og óánægja með starfsskilyrði komið upp sem m.a. má rekja til starfsaðstæðna í höfuðstöðvum stofnunarinnar í Hafnarfirði.

Kannanir hafa sýnt að vinnustaðamenning Hafrannsóknastofnunar stendur höllum fæti og hefur stofnunin leitað aðstoðar fagaðila til að vinna bragarbót á því. Stofnunin hefur sett sér markmið um að efla og styrkja jákvæða og hvetjandi vinnustaðamenningu. Ríkisendurskoðun hvetur stofnunina til að láta ekki undir höfuð leggjast að taka á málum sem krefjast tafarlausra aðgerða á grundvelli laga nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum.“

Forsendur innkaupa liggja ekki fyrir

Eins eru margar athugasemdir gerðar við innkaup stofnunarinnar. Stofnunin gat ekki svarað því hvernig hún tryggði virkt innra eftirlit með innkaupum á árunum 2019-2022, eða áður en gildandi innkaupastefna tók gildi. Um þetta segir Ríkisendurskoðun:

„Óljóst er hversu lengi stjórnendur og aðrir starfsmenn studdust ekki við skrifleg viðmið um framkvæmd innkaupa. Skortur er á gögnum um hvort innkaupagreining var framkvæmd í fjölmörgum verkefnum og þar af leiðandi hvort þau voru skilgreind og afmörkuð og hvort ráðist var í verðsamanburð. Af þeim sökum liggja forsendur ákvarðana við innkaup ekki fyrir eða hvort viðeigandi ráðstafanir voru gerðar til að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra og til að tryggja jafnræði.“

Ríkisendurskoðun rekur að lögum samkvæmt beri Hafrannsóknarstofnun að ráðast í útboð í samvinnu við Fjársýsluna við öll innkaup á vörum, þjónustu og verkum yfir viðmiðunarfjárhæð. Stofnunin geti þó ekki svarað því í hversu mörgum tilfellum, á árunum 2019-2022, var ráðist í innkaup yfir viðmiðunarfjárhæðum, hvaða innkaupaaðferðum var beitt og hvernig hagkvæmni var tryggð.

Hafrannsóknarstofnun hafi í mörgum tilvikum vanrækt lögbundna skyldu sína til að tryggja jafnræði og gagnsæi í innkaupum, sem og hagkvæmni í opinberum rekstri með virkri samkeppni. Stofnunin býr ekki yfir fullnægjandi upplýsingum um hvernig innkaupum var háttað og því ómögulegt að meta hversu oft framkvæmd innkaupa braut gegn lögum, en Ríkisendurskoðun fullyrðir þó að það sé ljóst að innkaup á árunum 2019-2023 voru ekki ávallt í samræmi við lög.

Samið beint við Wise þrátt fyrir útboðsskyldu

Loks eru gerðar athugasemdir við rekstur upplýsingatækni, en stofnunin samdi í mars árið 2023 um útvistun á rekstri og notendaþjónustu upplýsingatækni. Ekki var kannað hvort slíkur þjónustusamningur væri útboðsskyldur, ekki ráðist í kostnaðargreiningu, ekki leitað eftir tilboðum og ekki farið í þarfagreiningu. Þetta varð til þess að kostnaðurinn hefur farið umfram áætlanir en Ríkisendurskoðun telur að samningastjórnun hafi verið ábótavant. Stofnunin réðst í stefnumótunarvinnu í upplýsingatækni árið 2023 og samkvæmt stefnu átti að ráðast í 31 aðgerð. Hafrannsóknarstofnun gat þó ekki svarað því hvenær þessum aðgerðum verður lokið, en aðgerðir eru á eftir áætlun.

Fleira sem kemur fram í úttektinni:

• Hafrannsóknarstofnun gat ekki svarað Ríkisendurskoðun um starfsmannaveltu á árunum 2019-2023.
• Merki eru um að stjórnendur stofnunarinnar hafi ekki tekið mannauðsmálum nægilega föstum tökum til ársins 2023.
• Eldri innkaupastefna og eldri innkaupaleiðbeiningar gleymdust sem ber merki um að skjalastjórnun sé ábótavant.
• Samið var um útvistun upplýsingatækni við Þekkingu – Tristan hf. (nú Wise) án þess að leita annarra tilboða eða kanna útboðsskyldu – en útboðsskylda var til staðar.
• Árin 2019-2023 tryggði stofnunin ekki hagkvæma notkun opinberra fjármuna og virti ekki ákvæði laga um opinber innkaup með því að leita ekki tilboða í fjölmörgum innkaupaverkefnum.
• Mörg dæmi eru um að innkaupaferli stofnunarinnar hafi verið óskilvirk og ekki byggð á faglegum grunni.
• Úrbætur hafa átt sér stað síðan 2023 og til stendur að bæta verklagið enn frekar.

Ríkisendurskoðun beindi fimm ábendingum til stofnunarinnar:

1. Tryggja þarf að innkaup séu í samræmi við lög
2. Vanda þarf undirbúning og samningsstjórnun
3. Bæta þarf skjalastjórnun og varðveislu innkaupagagna
4. Styrkja þarf innra eftirlit og innleiða innri endurskoðun
5. Yfirsýn og þekking á upplýsingatækni verði aukin

Stjórnsýsluúttektina má lesa í heild sinni hér. 

Sjá einnig:

Saka stjórnendur Hafró um möguleg lögbrot og ógnarstjórnun – Áréttingar um kynferðislega áreitni, ofbeldi og einelti

Ríkið greiðir fyrrum starfsmönnum Hafró 12 milljónir í bætur vegna ólögmætra uppsagna