Persónuvernd hefur úrskurðað í máli þar sem foreldrar kvörtuðu yfir að mennta- og þjálfunarfyrirtækið KVAN hafi neitað að afhenda þeim tiltekin gögn sem vörðuðu barn þeirra og eineltismál sem tengdist barninu og fyrirtækið hafði komið að. Er það niðurstaða Persónuverndar að KVAN hafi farið í bága við lög.
Kvörtun foreldranna barst Persónuvernd í maí 2022. Foreldrarnir vísuðu til þess að þau hafi sent KVAN beiðni, í apríl 2022, um afhendingu á öllum fyrirliggjandi gögnum sem lutu að eineltismáli sem varðaði þau og barn þeirra og KVAN hafði unnið að fyrir skóla barnsins. Hins vegar hefðu þeim, þrátt fyrir ítrekanir, ekki borist svör og engar ástæður gefnar upp fyrir því hvers vegna gögnin hefðu ekki verið afhent.
Foreldrarnir áttu fund í júní 2022 með framkvæmdastjóra KVAN þar sem þeim var meinaður aðgangur að persónuupplýsingum um barn þeirra nema með undirrituðu samþykki barnsins. Foreldrarnir voru ekki sammála þeirri afstöðu og vísuðu til þess að þau hefðu fengið öll gögn varðandi barnið frá öðrum aðilum og stofnunum, í tengslum við eineltismálið, án þess að krafist hefði verið samþykkis barnsins. Í framhaldinu hafi foreldrarnir engu að síður óskað eftir aðgangi að gögnum sem innihéldu persónuupplýsingar þeirra, með tölvupósti í júlí 2022.
KVAN afhenti loks foreldrunum umbeðin gögn, varðandi persónuupplýsingar þeirra, og flest þeirra gagna sem vörðuðu eineltismálið í júlí 2023, en þó ekki öll gögn. Foreldrarnir sögðu fyrirtækið ekki hafa gefið neinar skýringar á því hvers vegna þau hefðu ekki fengið þessi gögn afhent fyrr.
Í úrskurðinum kemur fram að helsta sjónarmiðið sem legið hafi að baki þeirri ákvörðun KVAN að neita að afhenda foreldrunum gögn, sem vörðuðu eineltismálið og innihéldu persónuupplýsingar um barn þeirra, hafi verið sú að fyrirtækið hafi viljað vanda til verka. Þess vegna hafi það óskað eftir að samþykki barnsins lægi fyrir áður en gögnin yrðu afhent. Leit fyrirtækið meðal annars til réttinda barnsins, sem þá var á 16. ári, til að láta skoðanir sínar í ljós í samræmi við ákvæði barnalaga og samnings Sameinuðu þjóðanna um réttindi barna.
Eftir að Persónuvernd sendi KVAN bréf í júní 2023 og spurðist fyrir um ástæður neitunarinnar fór fyrirtækið aftur yfir umrædd gögn. Í úrskurðinum segir að það hafi verið niðurstaða fyrirtækisins eftir þá skoðun að meirihluti gagnanna hafi innihaldið tölvupóstsamskipti sem foreldrarnir hafi verið aðilar að á sínum tíma og persónuupplýsingarnar stafað frá þeim sjálfum. Með vísan til þess hafi KVAN ekki lengur talið þörf fyrir samþykki barnsins og hafi því afhent þessi gögn í júlí 2023. Einnig hafi foreldrarnir fengið afhent öll önnur gögn um eineltismálið sem KVAN taldi þau eiga rétt á, þ.e. samskipti milli KVAN og þess sveitarfélags sem rekur skólann sem barnið gekk í og samskipti KVAN við Sálstofuna og Menntamálastofnun.
KVAN neitaði hins vegar enn að afhenda þrjú tiltekin skjöl sem vörðuðu eineltismálið. Þar var um að ræða tölvupóstsamskipti milli sveitarfélagsins og KVAN frá því ágúst, en ekki kemur fram hvaða ár þau fóru fram, og tölvupóstsamskipti milli sömu aðila í september, líklega sama ár. Þriðja skjalið innihélt tölvupóstsamskipti KVAN og Menntamálastofnunar frá því í desember á þessu ótiltekna ári.
Taldi KVAN sér heimilt á grundvelli laga um persónuvernd að neita að afhenda umrædd tölvupóstsamskipti sín við sveitarfélagið þar sem þau hafi innihaldið persónupplýsingar um aðra einstaklinga en foreldrana og barn þeirra. Taldi fyrirtækið sér einnig heimilt á grundvelli sömu laga að neita að afhenda umrædd tölvupóstsamskipti við Menntamálastofnun þar sem þar kæmu fram persónupplýsingar um barnið og þess vegna yrði það að veita samþykki sitt fyrir afhendingunni.
Í úrskurðinum kemur fram að KVAN hafi afhent Persónuvernd þau þrjú skjöl sem fyrirtækið neitaði að afhenda foreldrunum.
Þegar starfsmenn Persónuverndar skoðuðu skjölin hafi komið vel í ljós að þau tölvupóstsamskipti við sveitarfélagið sem KVAN neitaði að afhenda foreldrunum hafi fyrst og fremst varðað aðra einstaklinga en barnið og foreldra þess. Þar af leiðandi hafi það verið rétt ákvörðun, með tilliti til laga um persónuvernd, hjá KVAN að afhenda foreldrunum ekki þessi tilteknu tölvupóstsamskipti.
Öðru máli gegni hins vegar um þriðja skjalið sem innihélt eins og áður segir tölvupóstsamskipti milli Menntamálastofnunar og KVAN. Er það niðurstaða Persónuverndar að þessi samskipti hafi innihaldið aðallega upplýsingar um foreldranna og barnið. Upplýsingar sem þar hafi mátt sjá um aðra einstaklinga og væru samofnar upplýsingum um barnið væru almenns eðlis. Þar af leiðandi væru ekki brýnir hagsmunir að þessu skjali væri haldið leyndu gagnvart foreldrunum. Ljóst sé að foreldrarnir hafi átt rétt á að fá skjalið afhent og þar af leiðandi hafi KVAN farið í bága við lög um persónuvernd með því að neita að afhenda foreldrunum það.
Persónuvernd leggur fyrir KVAN að afhenda foreldrunum þetta skjal.
Það er einnig niðurstaða Persónuverndar að KVAN hafi farið í bága við lögin með því afhenda foreldrunum ekki þau gögn sem fyrirtækið afhenti þeim á endanum fyrr en 15 mánuðum eftir að beiðni þess efnis barst. Upprunaleg beiðni, eins og áður kom fram, barst í apríl 2022 en þau gögn sem KVAN var tilbúið að afhenda foreldrunum voru ekki afhent fyrr en í júlí 2023.
Úrskurð Persónuverndar í heild sinni er hægt að nálgast hér.
