Persónuvernd birti síðastliðinn föstudag úrskurð sinn í máli sem varðar kvörtun konu sem sótt hafði um starf sem neyðarvörður hjá Neyðarlínunni. Konan kvartaði yfir því að Neyðarlínan hefði aflað upplýsinga um hana frá embætti ríkislögreglustjóra. Var það niðurstaða Persónuverndar að skoðun embættisins á persónuupplýsingum um konuna og miðlun þeirra til Neyðarlínunnar hafi ekki staðist lög.
Í úrskurðinum segir að í ágúst á síðasta ári hafi Persónuvernd borist kvörtun frá konunni. Kvörtunin hafi lotið að því að Neyðarlínan hafi, í tengslum við starfsumsókn konunnar, aflað upplýsinga um hana frá ríkislögreglustjóra, meðal annars úr málaskrárkerfi embættisins, LÖKE, án þess að hún hafi verið upplýst um umfang eða tilgang vinnslunnar eða gefið samþykki sitt fyrir henni. Ríkislögreglustjóri hafi flett henni upp í LÖKE og miðlað þeim upplýsingum tilNeyðarlínunnar.
Um rök konunnar segir í úrskurðinum að hún hafi vísað til þess að við starfsumsókn hjá Neyðarlínunni sé umsækjendum tilkynnt um að framkvæmd verði bakgrunnsathugun. Ekki sé hins vegar upplýst um umfang eða tilgang vinnslunnar og umsækjendur ekki beðnir um að undirrita upplýst samþykki. Neyðarlínan fái svo ríkislögreglustjóra til þess að fletta umsækjendum upp í LÖKE og meta hvort viðkomandi umsækjandi sé traustsins verður, án þess að umsækjanda sé gerð grein fyrir því hvaða persónuupplýsingar sé unnið með. Byggði konan á því að engin lagaheimild sé fyrir slíkri vinnslu persónuupplýsinga og að engin fræðsla um hana hafi farið fram af hálfu Neyðarlínunnar. Konan hafnaði því alfarið að hafa skrifað undir samþykki vegna ferilskoðunar af hálfu ríkislögreglustjóra.
Í svari sínu við kvörtun konunnar sagði Neyðarlínan meðal annars að til að sinna hlutverki sínu þurfi neyðarverðir hjá Neyðarlínunni aðgang að sameiginlegu vaktrými hennar og Fjarskiptamiðstöðvar ríkislögreglustjóra. Til þess að fá aðgang að því rými þar sem unnið sé viðkvæmar upplýsingar þurfi neyðarverðir að uppfylla þær kröfur sem lögregla geri til þeirra sem felist m.a. í því að standast ferilskoðun lögreglu. Neyðarlínan geri öllum umsækjendum um störf neyðarvarða skýra grein fyrir því að það sé skilyrði fyrir ráðningu að viðkomandi standist ferilskoðun lögreglu og umsækjendum sé samhliða boðið að veita skriflegt samþykki fyrir því á sérstöku eyðublaði. Veiti umsækjandi ekki slíkt samþykki fari vinnslan ekki fram.
Sé samþykki hins vegar veitt miðli Neyðarlínan upplýsingum um nafn og kennitölu viðkomandi umsækjanda til ríkislögreglustjóra sem í kjölfarið tilkynni Neyðarlínunni um hvort embættið samþykki að viðkomandi taki til starfa í umræddu rými.
Neyðarlínan vísaði að öðru leyti ábyrgð og forræði á þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem konan kvartaði yfir alfarið til ríkislögreglustjóra. Neyðarlínan segist aðeins hafa milligöngu um að umsækjendur veiti upplýst samþykki fyrir þessari vinnslu.
Í úrskurðinum segir meðal annars um svör embættis ríkislögreglustjóra að samkvæmt upplýsingum frá Neyðarlínunni hafi konan undirritað staðlað upplýsingablað um ferilskoðun en embættið hafi þó ekki fengið eintakið í sína vörslu. Í upplýsingablaðinu komi fram að í umræddri ferilskoðun felist skoðun á samskiptum við lögreglu og/eða dómsyfirvöld og að skoðunin nái einnig til mála sem hafi ekki farið fyrir dóm eða verið lokið án frekari afskipta og þá m.a. með skoðun í LÖKE.
Ríkislögreglustjóri hafi byggt á því að mikilvægt sé að unnt sé að framkvæma skoðun á þeim einstaklingum sem ráðist til starfa hjá Neyðarlínunni í ljósi þess hlutverks sem starfsfólk hennar sinni samkvæmt lögum og þeirra upplýsinga sem það móttekur og sendir frá sér. Neyðarlínan sé einnig staðsett í sama húsnæði og Fjarskiptamiðstöð ríkislögreglustjóra en starfsfólk fjarskiptamiðstöðvarinnar hafi aðgang að mjög viðkvæmum upplýsingum sem geti meðal annars varðað öryggi ríkisins.
Þess vegna hafi vinnsla á persónuupplýsingum konunnar verið nauðsynleg á grundvelli almannahagsmuna og þar með í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Vinnslan hafi einnig verið með lögmætum og málefnalegum hætti og ekki hafi neinum upplýsingum um konuna verið miðlað til Neyðarlínunnar heldur eingöngu gefið svar við því hvort embættið samþykkti ráðningu hennar í starf neyðarvarðar.
Einnig gat ríkislögreglustjóri þess í svari sínu að vinna væri hafin við að koma á formlegri verkferlum í sambærilegum málum.
Í niðurstöðu Persónuverndar segir að ríkislögreglustjóri teljist vera ábyrgðaraðili að þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem málið snúist um. Stofnunin taki ekki undir með ríkislögreglustjóra um að umrædd vinnsla falli undir lög um vinnslu persónuupplýsinga í löggæslutilgangi heldur falli hún undir lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Enn fremur segir Persónuvernd að í ljósi þess að konan byggi einkum á því að vinnsla persónuupplýsinga um hana hefði þurft að byggja á samþykki hennar skuli tekið fram að vinnuveitendur, sem og tilvonandi vinnuveitendur, geti almennt ekki byggt vinnslu persónuupplýsinga um starfsmenn á samþykki þeirra. Sjaldan sé um óþvingað samþykki að ræða vegna þess aðstöðumunar sem almennt sé álitinn vera fyrir hendi milli vinnuveitanda og starfsmanna.
Með vísan til þess hlutverks sem ríkislögreglustjóra sé falið að lögum telji Persónuvernd að leggja verði til grundvallar að almannahagsmunir geti staðið til þess að heimilt sé að framkvæma ferilskoðun á þeim sem ráðist til starfa neyðarvarða hjá Neyðarlínunni. Þess vegna verði sú vinnsla persónuupplýsinga af hálfu ríkislögreglustjóra, sem hafi falist í uppflettingu konunnar í LÖKE og miðlun þeirra upplýsinga til Neyðarlínunnar, talin geta verið nauðsynleg í þágu almannahagsmuna í skilningi laga um Persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Þar sem ríkislögreglustjóri hafi skriflegt samþykki konunnar ekki í sinni vörslu og að Neyðarlínan hafi eytt öllum umsóknargögnum eftir að ekki varð af ráðningu hennar sé ósannað að konan hafi ritað undir samþykki. Þá hafi ekkert komið fram af hálfu Neyðarlínunnar eða ríkislögreglustjóra um að konunni hafi verið veitt sérstök fræðsla um upplýsingaöflun sem myndi fara fram vegna umsóknar hennar.
Þó að ekki hafi þurft samþykki konunnar fyrir vinnslunni, vegna þess að hún sé heimil vegna eðlis starfs neyðarvarða, verði hins vegar að telja að upplýsa hefði þurft konuna um vinnsluna svo að hún hefði samrýmst sanngirnis- og gagnsæiskröfu laga um persónuvernd.
Þar af leiðandi er það niðurstaða Persónuverndar að skoðun ríkislögreglustjóra á persónuupplýsingum um konuna og miðlun þeirra til Neyðarlínunnar hafi ekki samrýmst ákvæðum laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, um sanngjarna og gagnsæja vinnslu og fræðsluskyldu.
