Heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standa illa þegar kemur að því að uppfylla lög og reglur um skjalavörslu og skjalastjórn. Þetta segir í niðurstöðum eftirlitskönnunar Þjóðskjalasafns Íslands á skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins sem fram fór í febrúar 2020.
Í skýrslunni segir að átaks sé þörf hjá þessum hópum hins opinbera:
„Þó að ástand í skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila ríkisins hafi stórbatnað á undanförnum árum eru hópar ríkisaðila sem standa illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Þar má einkum nefna heilbrigðisstofnanir, dómstóla og lögregluembætti. Almennt hafa þessir afhendingarskyldu aðilar ekki hugað sérstaklega að skjalavörslu og skjalastjórn. Fæstir hafa þeir málalykla eða skjalavistunaráætlanir, fáir hafa tilkynnt rafræn gagnakerfi, skráning mála er ekki samkvæmt lögum og reglum og fæstir hafa sérhæfðan starfsmann til að sinna skjalahaldinu. Varðveislu skjala er almennt ábótavant hjá ofangreindum stofnunum. Ljóst er að átaks er þörf í skjalavörslu og skjalastjórn þessara aðila.“
„Alvarlegt er hve rafræn skjalavarsla ríkisins er skammt á veg komin,“ segir í skýrslunni. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið upplýsingar um 20% þessara kerfa og gögn úr 3% kerfanna hafa verið afhent til varðveislu á Þjóðskjalasafn, eða úr 40 gagnakerfum.
„Ein afleiðing þess að ríkið hafi ekki hugað að varðveislu rafrænna gagna af nægilegum krafti er sú að miklu meira af pappírsskjölum er nú hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins en í fyrri könnunum. Önnur afleiðing og alvarlegri er sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins geta tapast vegna þess að ekki er hugað að varðveislu rafrænna gagna. Til þess að koma þessum málum í betri farveg er mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði ríkið að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki.“
Í formála þjóðskjalavarðar segir um þetta, að pappír muni gegna stóru hlutverki í Þjóðskalasafninu næstu áratugina:
„Vegna þess hve rafræn skjalavarsla er stutt á veg komin mun töluvert magn pappírsskjala berast Þjóðskjalasafni á næstu 30 árum.“
Í skýrslunni kemur einnig fram að þriðjungur þátttakenda í eftirlitskönnuninni visti ekki tölvupóst sem varðar mál, í skjalasafni:
„Aðeins 65% afhendingarskyldra aðila ríkisins vistar tölvupóst sem varðar mál í málasafni en meira en þriðjungur gerði það ekki eða sagðist ekki vita hvort það væri gert.“
Árið 2016 sögðust 49% vista tölvupósta er varða mál í málasafni og því hefur ástand í þessum þætti skjalahaldsins batnað nokkuð samkvæmt skýrslunni:
„En hlutfall þeirra sem vista ekki tölvupóst er varðar mál í málasafni er enn alltof hár. Séu tölvupóstar sem varða mál ekki varðveittir á skipulegan hátt geta mikilvægar upplýsingar um ákvarðanir og afgreiðslu mála hjá afhendingarskyldum aðilum tapast og þar með réttindi einstaklinga og lögaðila eða upplýsingar um sögu íslensku þjóðarinnar.“
Könnunin var send til 210 afhendingarskyldra aðila ríkisins, þ.e. til embætta og stofnana ríkisins og fyrirtækja að meirihluta í ríkiseigu og bárust svör frá 181 aðila. Svarhlutfall var því 86%.
„Rétt er að hafa í huga að hér er ekki um viðhorfskönnun að ræða, heldur upplýsingaöflun sem byggir á lögboðnu eftirlitshlutverki Þjóðskjalasafns Íslands og því eðlilegt að allir svari könnuninni,“
segir í skýrslunni.
Hér að neðan má sjá svarhlutfallið hjá hinu opinbera eftir ráðuneytum og stofnanahópum:
