Úrskurðarnefnd um upplýsingamál kveður á um það í tveimur nýlegum úrskurðum sínum að Skatturinn og Vinnueftirlit ríkisins, ríkisstofnanir, þurfi ekki að afhenda gögn í tveimur aðskildum málum. Ástæðan að mati úrskurðarnefndarinnar er sú að það er einfaldlega of mikil vinna fólgin í því fyrir starfsfólk ríkisins að verða við beiðnunum um afhendingu gagna.

Upplýsingar um áfengi lágu ekki á hraðbergi

Í máli Skattsins var um að ræða beiðni frá 10. janúar 2024, sem hljóðaði svo:

„Á grundvelli upplýsingalaga er hér með óskað eftir árlegum innflutningstölum sem og fram­leiðslutölum frá innlendum framleiðendum í lítrum, verðmæti og áfengisprósentu af öllum tollflokkum sem ná yfir bjór, léttbjór, léttvín, styrkt vín, sterk vín, ávaxtabætt vín og aðra þá tollflokka sem kunna að koma til greina. Óskað er eftir heildartölum fyrir hvert ár 5 ár aftur í tímann.“

Skatturinn tók sér engan tíma í að svara, svaraði beiðninni samdægurs og benti viðkomandi á að beina fyrirspurninni til Hagstofu Íslands, þar sem tollurinn héldi ekki utan um þær upplýsingar sem óskað væri eftir. Kærandi svar­aði Skattinum samdægurs og sagði Hagstofuna ekki geta nálgast upplýsingarnar nema frá Skatt­inum. Gögn fyrir árið 2023 væru ekki tiltæk og ástæða væri til að ætla að eldri gögn væru röng. Augljóslega héldi tollurinn utan um gögnin, enda væri annars ekki hægt til dæmis að enduráætla ef upp kæmist um ranga tollflokkun aftur í tímann.

Þann 19. janúar sama ár kærði viðkomandi ófullnægjandi afgreiðslu Skattsins á beiðni hans um gögn til úrskurðarnefndar um upplýsingamál. Sagði hann Skattinn neita að afhenda þessi frumgögn sem þó séu augljóslega til staðar hjá stofnuninni.

Skatturinn gat ekki ýtt bara á nokkra takka í gagnagrunni

Umsögn Skattsins barst úrskurðarnefndinni 8. febrúar 2024. Þar kemur fram að sam­kvæmt tollalögum skuli innflytjandi láta tollyfirvöldum í té aðflutningsskýrslu og önnur tollskjöl vegna innfluttrar vöru áður en vara er afhent til notkunar innanlands eða sett í tollfrjálsa verslun eða tollfrjálsa forðageymslu. Aðflutningsskýrslur séu bókaðar í tollakerfi embættisins, niður á ein­staka viðskiptamenn. Skýrslur síðustu fimm ára séu bæði rafrænar og á pappírsformi. Engin sjálf­virk samantekt eigi sér stað í tollakerfinu yfir þær vörur sem verið sé að flytja inn til landsins hverju sinni, enda sé það ekki hlutverk tollyfirvalda.

Veruleg fyrirhöfn sem kallar á sérfræðinga 

Tollyfirvöld haldi þannig ekki utan um heildarfjárhæð af árlegum innflutningstölum og framleiðslutölum í lítrum, verðmæti og áfengisprósentu af öllum tollflokkum sem ná yfir bjór, léttbjór, léttvín, sterk vín, ávaxtabætt vín og aðra þá tollflokka sem kunni að koma til greina. Heildartölur fyrir hvert ár síð­ustu fimm ár séu því ekki fyrirliggjandi gögn hjá Skattinum sem hægt sé að kalla fram með fáum og einföldum skipunum í gagnagrunnum stofnunarinnar. Til að ná fram slíkri samantekt þyrfti að smíða sérstakar fyrirspurnir sem keyrðar væru á gagnagrunna tollakerfanna. Þar sem gagna­beiðnin sé umfangsmikil þyrfti Skatturinn að leita aðstoðar utanaðkomandi sérfræðinga hjá hýs­ingaraðila tollakerfanna við keyrslu á slíkum fyrirspurnum, með tilheyrandi kostnaði. Því sé ekki hægt að afla umbeðinna gagna án verulegrar fyrirhafnar. Þá nái lögboðið hlutverk Skattsins hvorki til að taka saman þau gögn sem kæran lýtur að né að gera útreikninga á grundvelli þeirra upp­lýsinga sem vistaðar séu í gagnagrunnunum. Vinna við að kalla þau fram væri því verulega frá­brugðin og eðlisólík þeirri vinnu sem upplýsingalögin krefjast almennt af stjórnvöldum við af­greiðslu beiðna um upplýsingar. Skatturinn telji sér því ekki skylt að útbúa ný gögn á grundvelli upp­lýsingalaga til að geta orðið við beiðni kæranda. 

Þar sem réttur almennings til aðgangs að upplýsingum gildi aðeins um fyrirliggjandi gögn telji Skatt­urinn að aðgangur að upplýsingum um árlegar heildarfjárhæðir síðustu fimm ára eigi aðeins við ef unnt sé að kalla fram með einföldum skipunum í gagnagrunni embættisins heildartölur, svo sem um tilteknar vörur úr safni aðflutningsskýrslna. Samkvæmt framangreindri umfjöllun sé um veru­legt umstang að ræða og því verði að telja að þau gögn sem kæran lýtur að séu ekki fyrir­liggj­andi hjá stofnuninni.

Skýrslurnar allt að 4000 og vinnan allt að 120 klukkustundir

Umsögn Skattsins var kynnt kæranda í febrúar sem lagði ekki fram frekari athugasemdir. Leið og beið svo þar til í lok nóvember þegar úrskurðarnefndin óskaði eftir nánari upplýsingum frá Skatt­inum um þá vinnu sem það myndi útheimta að kalla fram þær upplýsingar sem kærandi óskaði eftir. Svar frá Skattinum barst 3. desember 2024, þar sem kom fram að upplýsingar um umbeðn­ar innflutningstölur lægju ekki fyrir samandregnar í neinum gagnagrunni heldur aðeins í einstökum aðflutningsskýrslum. Í svarinu var áætlað að fjöldi áfengisskýrslna á pappírsformi sem vinna þyrfti upplýsingar úr væri á bilinu 2.000–4.000. Úrvinnslan gæti samkvæmt því tekið 70–120 klukkustundir.

Úrskurðarnefndin benti í niðurstöðu sinni á að  upplýsingaréttur almennings eins og hann er skilgreindur samkvæmt upplýsingalögum nái til fyrirliggjandi gagna sem varða tiltekið mál og tiltekinna fyrirliggjandi gagna. 

„Jafnvel þótt hjá Skattinum lægju fyrir allar nauðsynlegar upplýsingar til að kalla fram það gagn sem óskað var eftir er ljóst að ekki væri unnt að gera það með tiltölulega einföldum hætti, svo sem með nokkr­um einföldum skip­unum í gagnagrunni, heldur þyrfti að ráðast í nokkuð umfangsmikla vinnu sem m.a. fæli í sér sam­keyrslu gagnagrunna og handvirka úrvinnslu sérfræðinga á vegum Skatts­ins.“

Úrskurðarnefndin staðfesti því afgreiðslu Skattsins um að neita kæranda um að­gang að árlegum heildartölum um inn­flutning annars vegar og framleiðslu frá innlendum fram­leið­endum hins vegar fyrir ýmsa flokka áfengra drykkja, fimm ár aftur í tímann.

Hinn úrskurðurinn sneri að Vinnueftirlitinu. Félagið Vinnuverndarnámskeið ehf. lagði fram beiðni í ágúst 2023 um að fá afhentan lista yfir öryggistrúnaðarmenn og öryggis­verði sem hefðu verið tilkynntir til Vinnueftirlitsins árið 2022 og það sem af væri árinu 2023.

Fékk nöfnin – Vildi netföng og fyrirtæki líka

Innan við mánuði seinna afhenti Vinnueftirlitið listann sem innihélt aðeins nöfn aðilanna en ekki upplýsingar um netföng þeirra eða fyrirtæki. Félagið lagði fram aðra beiðni sama dag svohljóðandi: 

„Við óskum […] eftir lista með nöfnum og netföngum tilkynntra öryggistrúnaðarmanna og öryggis­varða. Við óskum einnig eftir upplýsingum um hvaða fyrirtæki og stofnanir eru að tilkynna Vinnu­eftirlitinu um öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði síðustu 2 ár.“

Vinnueftirlitið svaraði og sagði beiðnina ekki eiga sér stoð í upplýsingalögum né vinnsla slíkra gagna, og synjaði því beiðninni.

Sagði Vinnueftirlitið hindra aðgengi sem ráðandi aðili á markaði

Félagið kærði synjunina til úrskurðarnefndarinnar 24. október 2023 og í henni kom fram að félagið viti til þess að Vinnueftirlitið hafi notað netföng þessa fólks í mark­aðssetningu. Félagið hafi þegar fengið lista yfir nöfn fólksins og hafi viljað netföng þeirra til að geta sent viðkomandi upplýsingar um námskeið á vegum kæranda. Vinnueftirlitið væri með ráðandi stöðu á markaði námskeiða um vinnuverndarmál og hindraði þannig aðgengi kæranda að upp­lýsingum sem stofnunin hefði notað í sínu markaðsstarfi.

Vinnueftirlitið sagðist þurfa að vinna 

Umsögn Vinnueftirlitsins barst úrskurðarnefndinni 7. nóvember 2023. Í henni kemur fram að í skjóli stjórnsýslulegs eftirlits Vinnueftirlitsins séu til vissar upplýsingar innan stofnunarinnar um öryggis­verði og öryggistrúnaðarmenn hjá ýmsum fyrirtækjum. Tilgangurinn sé að ganga úr skugga um að fyrirtæki hafi uppfyllt lögmæltar skyldur sínar um skipun öryggisvarða og öryggistrúnaðarmanna, og til að geta nýtt upplýsingarnar við framkvæmd einstakra eftirlitsheimsókna. Vinnueftirlitið nýti upplýsingarnar ekki í markaðslegum tilgangi líkt og kærandi haldi fram.

Umbeðnar upplýsingar séu ekki fyrirliggjandi í skilningi upplýsingalaga, það er Vinnueftirlitið hafi ekki undir höndum gagn sem innihaldi upplýsingarnar. Vinnueftirlitið þyrfti þar af leiðandi að útbúa slík gögn með því að vinna þau úr gagnagrunn­um og eftir atvikum málaskrám.  

Úrskurðarnefndin drollaði í ár með málið

Umsögn Vinnueftirlitsins var kynnt kæranda miðjan nóvember 2023 og kom hann frekari athugasemdum á framfæri til úrskurðarnefndarinnar tíu dögum seinna. Rúmt ár leið þar til úrskurðarnefndin beindi fyrirspurn til Vinnueftirlitsins 27. nóvember 2024. Þar kom fram hvernig stofnuninni bærust tilkynningar um öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði og að á árinu 2020 hefði verið óheimilt innan Vinnueftirlitsins að nýta þessar upplýsingar til annars en að hafa samband við öryggistrúnaðarmenn og öryggisverði í tilefni vettvangsathugana og staf­rænna samskipta. Áður hefðu upplýsingarnar verið notaðar til að senda markpósta til þessara aðila um nám­skeið stofnunarinnar og var hægt að gefa skipun innan kerfis stofnunarinnar, sem gerð hefði verið óvirk og ekki stæði til að endurvekja. Það tæki mjög langan tíma að taka saman handvirkt öll nöfnin, sama hvaða kerfi stofnunarinnar væri notað, enda væru fyrirtækin fjölmörg.

Þyrfti að fara yfir 1200 netföng og meta hvort þau væru einkamál eða ekki

Í úrskurði nefndarinnar kom fram og líkt í máli Skattsins að upplýsingaréttur almennings nái til fyrirliggjandi gagna sem varða tiltekið mál og tiltekinna fyrirliggjandi gagna. Réttur til aðgangs að gögnum nái þannig aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma.

„Jafn­vel þótt Vinnueftirlitinu væri fært að kalla fram slíkan lista með tiltölulega einföldum aðgerð­um þyrfti stofnunin engu að síður að fara yfir rúmlega 1.200 netföng og leggja mat á hvort þau teldust til einkamálefna viðkomandi einstaklinga sem sann­gjarnt væri og eðlilegt að færu leynt samkvæmt upplýsingalögum. Úrskurðarnefndin telur að það sé verk sem Vinnu­eftirlitinu sé óskylt að inna af hendi.“

Staðfesti því úrskurðarnefndin synjun Vinnueftirlitsins um aðgang að upplýsingum sem varða öryggistrúnaðarmenn og ör­yggisverði.