Íbúafjöldi Reykjavíkurborgar er rúmlega 126 þúsund manns. Hjá embætti umboðsmanns borgarbúa eru þrír starfsmenn, að umboðsmanninum meðtöldum, Inga B. Poulsen. Hlutverk embættisins er að leysa úr málum borgarbúa, sem eru jafn fjölbreytt og þau eru mörg, eins og gefur að skilja.
Eyjan sagði í gær frá því að mikið álag væri á embættinu, sem hefur aðeins yfir þremur starfsmönnum að ráða, en embættið starfar í umboði um 126 þúsund reykvíkinga, sem gerir um 42 þúsund íbúa á hvern starfsmann.
Á vefsíðu embættisins má sjá að álit og niðurstöður þess eru tiltölulega fá þegar litið er til íbúafjölda Reykjavíkur og þess umfangs kvartana og ábendinga sem embættið þarf að takast á við, en sem dæmi má nefna að embættið hefur aðeins gefið frá sér ein tilmæli á þessu ári, en þau varða framkvæmdirnar á Hverfisgötu, sem urðu að miklu fjölmiðlafári. Þá sendi embættið aðeins frá sér eitt álit í fyrra, er varðar útleigu Iðnó.
Í svari Inga B. Poulsen við fyrirspurn Eyjunnar er varðar umfang og starfsemi embættisins, segir hann ekki allt sem sýnist hvað þetta varðar:
„Ég hef rekið mig á að stundum eru dregnar ályktanir út frá þeim fjölda skriflegra álita og tilmæla sem við birtum á vefnum um umfang og fjölda þeirra verkefna sem embættið fæst við. Það er hins vegar þannig að við birtum þessar niðurstöður fyrst og fremst til að veita innsýn inn í starfsemi embættisins og birtum þá jafnan niðurstöður í málum sem reynir oft á í starfsemi Reykjavíkurborgar eða eru áhugaverð sem nokkurs konar fordæmi fyrir úrlausn þeirra ágreiningsefna. Þetta eru því oftar en ekki mál sem rata inn á borð embættisins í miklum mæli og við setjum eina niðurstöðu fram svo aðilar geti kynnt sér. Embættinu er ekki gert að birta þessa niðurstöður en við höfum viljað nýta vefinn í að gefa fólki færi á að kynna sér hvernig embættið starfar og helstu sjónarmið sem reynir á í ákveðnum málum. Embættið fæst hins vegar mikið við mál sem innihalda magn viðkvæmra persónuupplýsinga sem henta ekki vel til birtingar. Þess utan starfar embættið mjög óformlega og reynir alltaf eftir fremsta megni að leysa mál með óformlegum hætti ef kostur er. Því eru skriflegar niðurstöður óalgengar þegar heildarumfang mála er metið,“
segir Ingi.
Samkvæmt málaskrá embættisins bárust 246 mál til embættisins í fyrra, en frá stofnun embættisins árið 2013 hafa alls 1,454 mál verið skráð í málaskránna, en 469 mál voru leyst með óformlegum hætti, samtals 1,923 mál.
Það verður að teljast nokkuð vel sloppið miðað við íbúafjöldann, en til samanburðar bárust alls 8.968 kvartanir til Strætó á þriggja ára tímabili, frá 2016 til 2018.
Alls = 1.454 mál
Ingi bendir hins vegar á að embættið sé ekki einungis að sinna áðurnefndum málum:
„Þetta eru þau mál sem eru skráð í málaskrá embættisins en þess utan sinnir embættið umtalsverðri fræðslu og kennslu um réttindi borgaranna, stjórnsýslulög, upplýsingarétt o.s.frv. til starfsmanna Reykjavíkurborgar og reynir þannig að nýta reynslu embættisins og þau mál sem koma á borð þess til þess að styrkja grunnstoðir stjórnsýslunnar með því að efla kunnáttu starfsmanna í þeim þáttum sem snúa að réttindum borgaranna. Með því er verið að leitast við að auka gæði í stjórnsýslu og þjónustu og fyrirbyggja mistök. Þá veitir embættið almenna ráðgjöf til starfsmanna og stjórnenda Reykjavíkurborgar í málefnum borgaranna, réttindum þeirra og öðrum þáttum sem varða málsmeðferð og þjónustu.“
Aðspurður hversu mörg mál embættinu þótti ástæða eða tilefni til að rannsaka, sagði Ingi erfitt að svara því nákvæmlega, þar sem mörg mál væru leyst með óformlegum hætti:
„Þessari spurningu er að ákveðnu leyti erfitt að svara. Embættið starfar að mestu með óformlegum hætti, ólíkt því sem t.d. umboðsmaður Alþingis gerir þar sem málsmeðferðin snýst umfram allt um formlegar rannsóknir. Í okkar tilviki er fyrsti kosturinn alltaf að beita óformlegum leiðum til þess að aðstoða borgarana við að ná fram sínum réttindum og hagsmunum. Við höldum fundi, ræðum við starfsfólk, notum sáttamiðlun o.s.frv. sem fyrsta kost í þessum tilvikum,“
segir Ingi og nefnir að stórum hluta mála ljúki með ráðgjöf:
„Í þeim tilvikum setjumst við yfir mál viðkomandi aðila og veitum lögfræðilega ráðgjöf, greinum réttarstöðu viðkomandi, beinum honum í réttan farveg miðað við aðstæður o.s.frv. Í öðru lagi lýkur embættið stórum hluta mála eftir óformleg afskipti af þeim annað hvort með því að Reykjavíkurborg veitir skýringar eða leiðréttir mistök sín og réttir þannig hlut borgarbúans. Í þeim tilvikum hefur embættið tekið málið til skoðunar og rannsakað það og óskað eftir afstöðu og skýringum borgarinnar. Oft dugar að hafa samband við þann starfsmann sem er með málið, fara yfir það og benda á það sem betur má fara eða það sem þarf að leiðrétta o.s.frv. og í kjölfarið er brugðist við í samræmi við þá niðurstöðu. í undantekningartilvikum lýkur málum með skriflegum ábendingum eða álitum. Þetta eru því mál sem við skoðum, rannsökum og ljúkum með tilmælum af einhverjum toga, formlegum eða óformlegum, eða þeim lýkur með skýringum frá borginni,“
segir Ingi. Hann nefnir að embættið hafi aðstoðað borgarbúa við að útbúa kæru til æðra stjórnvalds í að meðaltali fimm málum á ári yfir þennan tíma:
„Það verður að hafa í huga í þessu samhengi að starfshættir og verkferlar embættisins hafa breyst talsvert frá upphafi og í dag starfar embættið með mun óformlegri hætti en áður og því eru tilmælin eða álit umboðsmanns í svo til öllum tilvikum óformleg.“
Málum sem var lokið með óformlegum hætti
Alls= 469
Ingi segir samanburðinn við umboðsmann Alþingis nærtækastan:
„Samkvæmt síðustu ársskýrslu hans þá störfuðu þar 16 starfsmenn í lok árs í fyrra auk umboðsmanns og voru fjárheimildir embættisins 272.500.000. Hjá umboðsmanni borgarbúa á sama tíma störfuðu 2 starfsmenn auk umboðsmanns og voru fjárheimildirnar 41.028.304. Umboðsmanni Alþingis bárust 406 mál og af þeim vísaði hann 130 málum frá af ýmsum ástæðum. Umboðsmaður borgarbúa skráði 246 mál en vísaði 21 málum frá af ýmsum ástæðum. Í þessu samhengi má ef til vill einnig benda á að hjá innri endurskoðun Reykjavíkurborgar starfa 9 starfsmenn og er þeirri einingu úthlutað um 110.000.000 króna árlega. Í þessum samanburði má í það minnsta leiða líkum að því að embætti umboðsmanns borgarbúa sé mjög skilvirkt miðað við það fjármagn sem því er úthlutað.“
Embættið var gert sjálfstætt frá árinu 2018 og hefur haft sjálfstæðan fjárhagsramma frá þeim tíma. Á sama tíma var aukið við stöðugildi embættisins eins og áður segir. Árið 2018 var heildarrekstrarkostnaður embættis borgarbúa 41.028.034 krónur.
Árið 2019 var hann 39.169.548 og samkvæmt áætlun fyrir árið 2020 er hann 42.976.598.
